УПД в грузоперевозках: что меняется с 1 января 2026 года и как подготовиться

Если вы уже работали с электронными документами в логистике, то наверняка сталкивались с разными формами накладных, актов и счетов-фактур. В бизнесе логистики бумажный документооборот не просто занудный рудимент — он может реальным образом влиять на скорость закрытия сделки и расчёт налогов.

С 1 января 2026 года система электронной документации в грузоперевозках меняется — и это действительно важно не только бухгалтерам, но и менеджерам логистики, экспедиторам и грузовладельцам. Давайте разберём это по-человечески.

Что происходит с форматами документов

До сих пор в электронной форме активно использовались разные форматы:

• электронные накладные,
• акты выполненных работ,
• отдельные счета-фактуры.

С начала 2026 года отменяются электронные форматы актов и товарных накладных, которые были утверждены ранее приказами ФНС.

Это означает, что привычный набор «отдельный акт + электронный счёт-фактура» больше нельзя использовать так, как раньше, если вы работаете через ЭДО (электронный документооборот).

Универсальный передаточный документ (УПД) — что это и почему он стал главным

УПД — это не просто ещё одна форма. Это унифицированный документ, который одновременно выполняет функции первичного документа и счёта-фактуры.

Представьте себе ситуацию: раньше для одной перевозки приходилось готовить отдельный акт оказанных услуг и отдельный счет-фактуру. С нового года всё это объединяется в один документ — УПД.

Такой подход упрощает документооборот, уменьшает количество «бумажных каскадов» и снижает вероятность ошибок в учётных записях.

Но есть важное уточнение:

УПД не является транспортным документом. Он подтверждает факт оказания услуги и закрывает сделку с точки зрения учёта и налогообложения, но для подтверждения самого факта перевозки по-прежнему используются транспортные накладные (например, ТТН по желдорогам или СMR по международным правилам).

Как использовать УПД в 2026 году: практические нюансы

1. Переход в ЭДО

Если вы обмениваетесь документами через EDI-операторов или работаете с электронными накладными и актами, важно заранее настроить обмен на новый формат УПД. Просто продолжать работу в старых форматах после 1 января нельзя: они перестанут быть действительными в электронном документообороте.

2. Разные статусы УПД

В системе есть два варианта «статуса» УПД, и выбор зависит от вашей налоговой ситуации:

• Статус 1 — когда УПД выполняет функции и первичного документа, и счёта-фактуры (обычно если компания платит НДС).
• Статус 2 — когда УПД нужен только как первичный документ без счёта-фактуры (например, если компания работает без НДС или есть освобождение от НДС).

Этот нюанс помогает правильно отражать операции в бухгалтерии и не путать документы.

3. Возможность оставаться на бумаге там, где это нужно

Даже после начала года УПД не станет обязательным в бумажной форме везде и всегда. В некоторых случаях можно продолжать обмениваться первичкой в формате PDF/DOC или на бумаге — это остаётся допустимым, если стороны договорились так между собой или если это предпочтительнее в конкретной ситуации.

Но если вы ведущие операции по ЭДО, переход на УПД неизбежен — иначе система просто не будет принимать прежние форматы.

Как подготовиться без стресса

Если сейчас вы используете электронные накладные и акты в работе, то лучшая стратегия — это плавный переход к УПД заранее. Несколько простых шагов:

1. Понять, какой статус УПД вам нужен. Это зависит от того, облагается ли операция НДС.
2. Настроить систему документооборота. Убедиться, что ваш софт и EDI-оператор поддерживают формат УПД 5.03.
3. Протестировать обмен с партнёрами до января. Лучше делать это сейчас, чем получать отказ системы в середине производственного цикла.
4. Объяснить изменение контрагентам. Если ваш контрагент встречает формат впервые, короткая договорённость «мы работаем через УПД» избавит от лишних вопросов.

Почему это изменение важно для логистики

УПД — это не бюрократическая прихоть, это попытка упростить бумажный мир, который всегда был слабым звеном в цепочке грузоперевозок. Вместо множества документов, в которых легко запутаться, будет один универсальный, понятный и одобренный ФНС для целей и учёта, и налога.

Для бизнеса это означает меньше ошибок, быстрее закрытие циклов в ЭДО и единый формат, к которому можно адаптироваться раз и надолго.

Короткая мысль в конце

С 1 января 2026 года УПД станет главной электронной формой для подтверждения услуг и отгрузок, а старые электронные акты и накладные уйдут в историю. Это не страшно, если подготовиться заранее, но ощутимо — если оставить на конец декабря.

Сейчас — лучшее время на то, чтобы привести документооборот в порядок и убедиться, что все участники логистической цепочки говорят на одном языке электронных документов.